Vorzimmerfunktion nutzen und keine Leads mehr verlieren

Mit unserem Service profitieren Sie gleich mehrfach. Unsere Agents sind speziell darauf ausgebildet Ihre Kundengespräche fachgerecht entgegenzunehmen. Unser Service beinhaltet:

• Telefonannahme
• Gesprächsnotiz
• Eintragung ins CMS
• E-Mail an Verantwortlichen
• Weiterleitung an Verantwortlichen

Dabei richten wir uns an Ihre Vorgaben und nehmen 99% aller Anrufe entgegen. Nutzen Se unseren Service und zahlen nur für geleistete Arbeit.

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Bedeutung

Die Vorzimmerfunktion wird in den meisten fällen vom Sekretariat erfüllt. Hierbei muss das Sekretariat bestimmen, an wen der Anruf weitergeleitet wird und ob dieser nicht lieber festgehalten wird und als E-Mail an den Verantwortlichen gesendet wird.

Die Vorzimmerfunktion ist vergleichsweise mit einem Spamfilter mit erweiterten Funktionen. Sie entscheiden, welche Anrufe durchgehen und wie mit den unterschiedlichen Gründen vorgegangen wird.

Vorteile

Bevor wir fortfahren, möchte ich hier einmal kurz auf das IVR-System (Interactive Voice Response) eingehen. Beim IVR handelt es sich um einen digitalen Rezeptionisten, der Ihre Kunden durch das Eingeben von Zahlen zum gewünschten Servicebereich weiterleitet.

Im folgenden Stellen wir die unterschiedlichen Vorteile einer Vorzimmerfunktion und einer IVR gegenüber.

Vorzimmerfunktion	IVR / Digitaler Rezeptionist
Persönlicher Ansprechpartner	Kostengünstig
Schwieriger zu täuschen	Effizienzsteigerung der Mitarbeiter
Optimierte Gesprächsnotiz	Spart Zeit
Eintragung ins CMS	Gute Lead Conversion
Kundenfreundlich	Skalierbarkeit / Übersicht
Sehr gute Lead Conversion
Verbesserung der Marke

Wie Sie sehen liegen in beiden Bereichen unterschiedliche Vorteile vor. Oft wird eine Kombination aus beidem genutzt. Falls der Anrufende nicht von der IVR qualifiziert werden kann, landet dieser beim Sekretariat.

Die Vorzimmerfunktion mit einem persönlichen Gesprächspartner am Telefon ist äußerst kundenfreundlich. Bei der Vermittlung des Anrufs hat zudem der Gesprächspartner weitaus mehr Informationen.

Zudem werden die Daten angepasster ins CMS eingetragen und die Lead Qualifizierung und Conversion steigt ebenfalls, da viel detailliertere Daten vom Anrufenden festgehalten werden. Sie bestimmen selber, welche Fragen abgefragt werden müssen.

Funktionsweise

Damit Sie unsere Vorzimmerfunktion verwenden können haben wir einen sehr einfachen Ablaufplan, der uns bei der gegenseitigen Kommunikation unterstützt. Folgende Schritte werden durchlaufen:

1. Erstkontakt
   Hier werden alle groben Rahmenbedingungen geklärt. Wir lernen im Grunde einander kennen.
2. Onboarding
   Wir notieren uns alle wichtigen Daten. Dazu gehören die FAQ`s und meisten Probleme, die Ihre Mitarbeiter haben. Für einen besseren Einblick kommen wir vorbei und besuchen Sie. Zudem wird eine Schrittabfolge erstellt und jeder mögliche Pfad diskutiert. Zudem können Sie entscheiden, wie die Anrufe behandelt werden. Sollen E-Mails versendet werden, Daten ins CMS eingespeist oder der Anruf weitergeleitet werden.
3. Visualisierung des Dashboards
   Damit unsere Agents auch Ihre Kunden fachgerecht bedienen können erstellen wir ein Dashboard für jeden unserer Kunden. So haben unsere Kunden vollen Zugriff auf alle relevanten Informationen.
4. Probephase
   Sie müssen jetzt alle Anrufe an uns durchstellen oder die für Sie bereitgestellte Rufnummer als Kontaktnummer angeben.
5. Wöchentliches Feedback
   Besonders zu Beginn sind diese wöchentlichen Feedbackgespräche sehr wichtig. Fragen und andere Probleme werden behoben und unsere Mitarbeiter fortlaufend auf das Projekt eingeschult.
6. Monatliche Reports
   Sie erhalten monatliche Reports, in denen Sie sehen, welcher Agent den Anruf entgegengenommen hat. Wie lange die Wartezeiten sind und die Dauer der Gespräche. Zudem an welche Stelle weitergeleitet wurde.

Überzeugen Sie sich selbst von unserem Service. Jetzt Kontakt aufnehmen

Unterschiede zum Sekretariat

Beim herkömmlichen Sekretariat haben Sie eine Person an Ihrem Arbeitsplatz, die alle Telefonate für Sie entgegennimmt. Dabei kann das Sekretariat nur einen Anruf gleichzeitig annehmen. Eine professionelle Vorzimmerfunktion erlaubt es, dass kein Anrufer mehr als 20 Sekunden warten muss.

Zudem zahlen Sie bei einem professionellen Dienstleister auch nur für die Zeit, die Sie beanspruchen. Kommen keine Anrufe rein, müssen Sie lediglich einen geringen Monatspauschalbetrag zahlen.

Ihre Sekretärin müssen Sie hingegen bezahlen, auch wenn keine offenen Aufgaben vorhanden sind. Der Vorteil ist, dass Sie die Sekretärin fortlaufend schulen können und ebenfalls, dass diese Kunden Vor-Ort empfangen kann.

Eignung

Für wen lohnt sich die Vorzimmerfunktion? Mehr Kosten sollten nur dann entstehen, wenn es sich auch rentiert. Demzufolge lohnt sich die Vorzimmerfunktion immer dann, wenn Sie Anrufe von potenziellen Kunden erhalten.

Das wiederum bedeutet, dass so gut wie jedes Unternehmen von den Vorteilen einer Vorzimmerfunktion profitiert. Dabei spielt die Höhe Ihrer Abschlussrate keine Rolle. Unser Service hat sich besonders in folgenden Branchen bezahlt gemacht:

• KMU`s generell
• Medizin / Ärzte
• Immobilien Makler
• Anwälte
• Hotelerie
• Logistik
• Erziehung
• Staatliche Institutionen
• Marketing
• E-Commerce

TIP
Testen Sie unseren Service kostengünstig aus und erfahren, ob wir Ihnen weiterhelfen können. Sie zahlen neben einer geringen Gebühr nur für geleistet Arbeit.

Kosten

Sie zahlen für unsere Vorzimmerfunktion ohne vorgeschalteter IVR lediglich 50 € pro Monat. Für jeden Anruf, den wir für Sie entgegennehmen, zahlen Sie maximal 0,80 € pro Minute.

Die Mindestvertragslaufzeit beträgt für den ersten Durchlauf 6 Monate. Somit ergeben sich für Sie minimal 300 €. Sie können selbstverständlich keinen einzigen Anruf durchstellen. Möchten Sie eine vorgeschaltete IVR belaufen sich die Kosten auf 0,10 € pro Minute in der IVR.

Für weitere Informationen können Sie uns gerne kontaktieren. Wir helfen Ihnen bei jeglichen Fragen.