Urlaubsvertretung durch ausgelagerten Sekretariatsservice

Sie benötigen eine Urlaubsvertretung und sind sich nicht sicher, wie Sie dies rechtssicher gestalten und benötigen Unterstützung bei der Umsetzung? Erfahren Sie, welche rechtlichen Gegebenheiten vorhanden sind und wie Sie das meiste aus der Urlaubsvertretung herausholen.

Sind Sie auf der Suche nach Personal, unterstützen wir Sie gerne mit unserem ausgelagerten Sekretariatsservice. Dabei nehmen wir Ihre Anrufe entgegen, halten alle Daten in Ihrem CMS fest oder übermitteln Ihnen jede Nachricht per E-Mail nach Ihren festgelegten Prioritäten.

Für die bestmögliche Arbeitsvertretung haben wir für Sie abschließend Tipps bereitgestellt.

Arbeitsrecht

Bei der Gestaltung der Urlaubsvertretung ist besonders das Arbeitszeitgesetz von entscheidender Rolle. Als Arbeitgeber können Sie natürlich Ihre anderen Mitarbeiter als Vertretung verwenden.

Wer ist zuständig für die Urlaubsvertretung und welche Regeln müssen Sie befolgen und wie hoch sollte die Vergütung sein?

Zuständigkeit

Für die Vertretung sind Arbeitgeber verantwortlich. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Urlaubsvertretung durch interne Mitarbeiter oder externe Mitarbeiter gelöst wird. Als Arbeitnehmer können Sie sorglos Ihren Urlaub genießen.

Regeln

Wollen Sie interne Mitarbeiter für die Urlaubsvertretung verwenden, müssen Sie besonders auf das Arbeitszeitgesetz achten. Zu den Gesetzen im Arbeitszeitgesetz gehören unter anderem:

  • Arbeitnehmer dürfen am Tag 8 Stunden arbeiten (mit Überstunden maximal 10 Stunden)
  • Überstunden müssen innerhalb von 24 Wochen abgebaut werden
  • Bei einen 8-Stunden-Arbeitstag, darf der Arbeitnehmer maximal 6 Tage in der Woche arbeiten
  • Maximal sind 12 Überstunden in der Woche zulässig
  • Nach 6 Stunden sind 30 Minuten Pause Pflicht (bei 9 Stunden sogar 45)
  • Pause kann in 15 Minuten unterteilt werden
  • Arbeitnehmer müssen mindestens 15 Sonntage im Jahr frei haben
  • Nach jedem Arbeitstag am Sonn- oder Feiertag erhalten Arbeitnehmer einen zusätzlichen Ruhetag

Der Ersatz kann somit durchaus zu Lücken an anderen Tagen führen, da durch die interne Urlaubsvertretung die Mitarbeiter weniger Zeit haben Ihre eigenen Tätigkeiten nachzugehen. Grundsätzlich ist die interne Lösung jedoch immer die beste Lösung, solange das im möglichen Rahmen liegt.

Vergütung

Bei der Vergütung liegt es dem Arbeitgeber frei zu entscheiden. Beachten Sie als Arbeitgeber bitte auch immer, dass es sich zur Ferienzeit maximal um 3 Monate handelt, in der Sie eine Urlaubsvertretung benötigen.

Muss die gesamte fachliche Kompetenz abgedeckt werden, kann das schnell zu einem hohen Stundenlohn führen und eine Vertretung zu finden kann ebenfalls sehr viel Zeit und damit Kosten verursachen.

Im Gegensatz zu Zeitarbeitsfirmen bieten wir einen kostengünstigen und ausgelagerten Sekretariatsservice an, mit dem Sie alle relevanten Informationen und Aufgaben übersichtlich strukturieren und einfach Aufgaben für Sie erledigen.

Sekretariat

Als Urlaubsvertretung ein Sekretariat einzurichten, ist in jedem Fall hilfreich, wenn die Ressourcen knapp sind und keine internen Mitarbeiter zeitweilig eingestellt werden können. Das Sekretariat hat unterschiedliche Vorteile:

  • Hohe Erreichbarkeit
  • Optimierter Kundenservice
  • Tasks einheitlich & struktriert festhalten
  • Kosteneffizient
  • Perfekt für regelmäßige Überbrückungen

Diese Vorteile hätten Sie auch bei einem ganz jährlichen Sekretariatsservice. Erfahren Sie mehr über unseren Sekretariatsservice und kontaktieren Sie uns völlig unverbindlich.

Berufsfelder

Bei der Urlaubsvertretung spielt neben dem Rahmen des Arbeitsspektrums, welches weiterhin ausgeführt werden soll auch das Berufsfeld eine wesentliche Rolle. Sie können keinen Chirurgen mit einem Anästhesisten ersetzen.

Je höher die fachliche Kompetenz ist, desto schwieriger wird es sein eine Vertretung zu finden, die den Anforderungen gerecht wird. Oft bietet es sich in diesen Fällen an eine interne Lösung zu finden und eben etwas kürzerzutreten.

Ärzte & Arztpraxis

Besonders bei Ärzten ist eine Urlaubsvertretung im selben Haus kaum möglich. Daher entscheiden sich viele Ärzte dazu einen Hinweis an die Tür zu befestigen, der zu einem anderen Kollegen verweist.

Ebenfalls wird eine Sprachnachricht hinterlegt, die den Patienten mit tröstenden Worten auf den Kollegen verweisen. Besser ist es hier weiterhin den telefonischen Support anzubieten und Patienten persönlich zu helfen.

Dadurch können Sie weiterhin Termine mit Ihren Kunden vereinbaren und wichtige Informationen weitergeben.

Checkliste (PDF)

Diese einfache Checkliste sorgt dafür, dass Sie oder Ihr Arbeitnehmer entspannt in den Urlaub gehen kann und keine lange To-do-Liste erwartet. Einige Schritte entfallen, bei Tätigkeiten wie etwa das Entladen von LKW`s oder dem Kommissionieren, da diese Tätigkeiten in der Regel schnell erlernt werden und kaum Einweisung benötigen.

  1. Status Bericht erstellen
    Offene Projekte zusammen fassen
    Deadlines chronologisch festhalten
    Kontaktperson für einzelne Projekte festlegen
  2. Worst-Case-Szenario
    Erstellen Sie eine Liste von Worst-Case-Szenarien (bei allen Projekten)
    Handlungsanweisungen festlegen
  3. Hand-Off erstellen
    Klare Schilderung der Aufgaben erstellen
    Meeting mit geplanter Vertretung planen
    Aufgaben, Unterlagen und Ressourcen bereitstellen
    Jede Aufgabe einzeln besprechen
  4. Chef informieren
    E-Mail an Chef mit allen Ressourcen bereitstellen
  5. Kunden informieren
    Wichtigen Kunden E-Mail zukommen lassen
    E-Mail Autoresponder einrichten

Laden Sie gerne unsere Checkliste für die Urlaubsvertretung herunter und vereinfachen Sie somit schnell und effizient Ihre Vertretung.

Checkliste als PDF

Muster (PDF)

Hier haben Sie eine kleine Muster-Sammlung für die jeweiligen Bereiche, wie die E-Mails, die Sie an Kunden senden oder eben die Autoresponder Nachricht.

Projektübersicht (Zusammenfassung)

Halten Sie den Stand Ihrer Projekte fest. Unsere Mustervorlage ermöglicht es Ihnen schnell und effizient alle wichtigen Daten festzuhalten. Wichtige Informationen sind neben dem Projektnamen, die Deadlines, Kontaktpersonen und eine kleine Zusammenfassung über den jetzigen Stand.

Projektübersicht als PDF

Hand-Off

Ihre Vertretung muss genau wissen, welche Aufgaben Anfallen und wie Sie diese bewältigen können. Je präziser Sie sind, desto weniger Aufgaben warten auf Sie, wenn Sie erholsam aus dem Urlaub zurückkommen.

Nutzen Sie unser vorgefertigtes Muster für die Aufgabenübersicht und steigern die Effizient Ihrer Urlaubsvertretung.

Hand-Off als PDF

Urlaubsvertretung Kunden E-Mails

Diese Vorlagen helfen Ihnen dabei, dass Ihre Kunden im Bilde sind und wissen, ab wann Sie nicht zu erreichen sind. Die E-Mail, die Sie im Vorfeld an Ihre Kunden senden, sollten Sie mindestens 2 Wochen vorher zukommen lassen, damit wichtige Fragen bereits mit Ihnen geklärt werden können.

E-Mail an Kunden

Betreff: Urlaubsankündigung | IHR NAME - IHR FIRMENNAME

Sehr geehrte/r Herr / Frau XY,

ich wollte Sie darüber informieren, dass ich vom TT.MM.JJ bis einschließlich dem TT.MM.JJ im Urlaub bin. Bei jeglichen Fragen, die in dem Zeitraum entstehen bitte ich Sie Frau / Herrn YZ zu kontaktieren. Sie erreichen Frau / Herrn YZ unter:

Telefon:
E-Mail:

Mit freundlichen Grüßen
SIGNATUR

E-Mail Autoresponder

Betreff: Abwesenheitsnotiz | IHR NAME

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich bedanke mich für Ihre Nachricht. Zurzeit befinde ich mich im Urlaub und bin am TT.MM.JJ ab hh:mm wieder erreichbar. Sie können zwischenzeitlich meine/n Kollegen YZ unter der E-Mail max.musterman@ihrefirma.de kontaktieren.

Mit freundlichen Grüßen
SIGNATUR

Falls Sie weitere Fragen haben oder Unterstützung brauchen können Sie uns gerne kontaktieren.

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Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung
Jasmin Alfter
Jasmin Alfter
Agron Ilazi
Leiter technischer Support