Inbound Call Center: Definition & Aufgaben

Jedes Unternehmen hat im Alltag schon mal Kontakt mit einem Call Center gehabt oder mit dem Gedanken gespielt, einen Teil seiner Arbeit an diese Unternehmen abzugeben. Die Wenigsten wissen, welche Aufgaben sich hinter dem Wort Call Center verbergen und wie umfangreich diese modernen Dienstleister heutzutage aufgestellt sind. In diesem Fachartikel lüften wir die Geheimnisse, die das Inbound Call Center umgeben und zeigen Ihnen, welchen Vorteil sie für Ihr Unternehmen bringen.


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Was sind Inbound Call Center?

Das Wort Call Center beschreibt eine zentrale Stelle, an der Anrufe entgegengenommen, weitergeleitet oder bearbeitet werden. Die Bearbeitung von E-Mails und die Entgegennahme von Anfragen über die sozialen Medien gehören zu den Aufgaben des modernen Dienstleisters. Inbound bezeichnet in diesem Fall die Richtung, aus der der Kontakt stattfindet, nämlich vom Kunden zum Agenten. Die Agenten des Inbound Call Centers nehmen nicht eigenständig Kontakt mit Ihren Kunden auf, sondern bearbeiten die Anfragen, die die Kunden an Sie richten.

Der Unterschied zwischen Inbound und Outbound

Die Angestellten eines Call Centers, Agenten genannt, werden in zwei verschiedene Kategorien eigenteilt, je nach der Richtung ihrer zu bearbeitenden Anfragen.Im Inbound Call Center sucht der Kunde das Gespräch mit dem Agenten. Dieser muss in der Lage sein, flexibel auf das jeweilige Anliegen zu reagieren und die gewünschten Informationen in kürzester Zeit bereit zu stelle. Die Bezeichnung Inbound wird mit eingehend paraphrasiert. Eine Outbound Anfrage erfolgt, wenn Ihr Kunde von einem Mitarbeiter des Call Centers angerufen oder angeschrieben wird. In den meisten Fällen handelt es sich bei dieser Richtung um Anrufe oder die Bearbeitung von Anfragen per E-Mail. Outbound ist ein Synonym für ausgehend.

Das wird durch die Beseitigung von potenziellen Beschwerdemöglichkeiten erreicht. Insofern eine sofortige Problemlösung erfolgen kann, führt dies in den meisten Fällen zu einer stärkeren Kundenbindung. Dadurch werden Kosten gespart und die Planung des Vertriebs wesentlich effizienter.

Zusammenfassung
Outbound bezeichnet Aktivitäten, wie z.B. Anrufe , die aktiv getätigt werden und Inbound bezeichnet z.B. Anrufe, die eingehen.

Die Aufgaben eines Inbound Call Centers

Die Aufgaben von Inbound Call Centern sind sehr vielfältig: Agenten nehmen Bestellungen und Aufträge von Kunden entgegen oder Bearbeiten die Reklamation bestimmter Produkte. Ebenfalls zu diesem Bereich zählen das Beschwerdenmanagement und die Verarbeitung von Reklamationen. Kundenservice wird bei den Agenten eines Inbound Call Centers großgeschrieben und sie sind zu jedem Zeitpunkt in der Lage, dem Anrufer Informationen zu seinem individuellen Anliegen zu geben. Neben den Telefonaten gehört die Bearbeitung von Bestellungen über Ihre Website, per Mail oder den sozialen Medien zu den Aufgaben eines Inbound Call Center Mitarbeiters.

  • Bestellannahme
  • Kundenbetreuung
  • Reklamationsabwicklung
  • Notfallhotline

Inbound-Leistungen von Quopio

Nachdem wir jetzt über die allgemeinen Aufgaben eines Inbound Call Centers gesprochen haben, wird es Zeit konkret zu werden. Als Unternehmen haben Sie verschiedene Möglichkeiten, die oben erwähnten Leistungen in Anspruch zu nehmen. Als Dienstleister mit langjähriger Erfahrung bietet Quopio individuelle Lösungen für die Bedürfnisse Ihrer Firma mit Angeboten aus verschiedensten Bereichen:

Höflichkeit und Lösungsorientierung sind wichtige Leitsätze bei Quopio. Unser CRM-System ermöglicht es alle wichtigen Daten zu erfassen. So werden alle Beschwerden nach dem von Ihnen vorgegeben Schema systematisch erfasst und direkt an Sie übermittelt. Dies ermöglicht Ihnen eine leichtere Auswertung der Daten. So sehen Sie schnell und effizient welche Ursachen zu den Beschwerden führen und wie häufig diese auftreten. Dies ermöglicht eine schnellere Reaktionszeit zur Behebung schwerwiegender Fehler.

Bestellhotline

Viele Unternehmen leiden besonders unter vielen Anrufen der Kunden, die sie von Ihren Kernaufgaben abhalten. Mitarbeiter, die an anderen Stellen dringend gebraucht werden, müssen hinter dem Schreibtisch sitzen und auf die Anrufe der Kunden warten. Diesen Aufwand übernehmen wir als Inbound Call Center gerne für Sie und regeln zuverlässig und ganz nach Ihren Wünschen die Aufnahme von Bestellungen durch Ihre Kunden. Egal ob per Telefon, E-Mail, Post oder über die sozialen Medien. Durch unsere fortschrittliche Technik ist es ebenfalls möglich, Bestellungen direkt aus Ihrem System heraus zu bearbeiten. Durch kurze Wartezeiten und einem direkten, professionellen Ansprechpartner erleichtern wir Ihren Bestands- und Neukunden den Bestellprozess und geben Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, sich in Ruhe auf die wichtigeren Aufgaben konzentrieren zu können.

Erreichbarkeitsservice

Neukunden, die ein Unternehmen nur schwer oder gar nicht erreichen können, sind schnell abgeschreckt und flüchten zur Konkurrenz. Nutzen Sie unseren Erreichbarkeitsservice und erleichtern Sie Neukunden die Kontaktaufnahme. Wir machen diesen Erstkontakt für potentielle Neukunden so einfach wie möglich und sparen Ihnen die Kosten, Mitarbeiter für diese Aufgabe aus anderen Bereichen abzuziehen oder sogar neu einzustellen. Durch unsere kundenfreundlichen Servicezeiten bleibt Ihre Erreichbarkeit weiterhin bestehen, wenn Sie auf dem Weg zu einem Meeting oder in den Feierabend sind.

Kundenservice

Ein von Unternehmen oft unterschätzter Bereich ist der Kundenservice. Dieser Kontakt ist für den Kunden in vielen Fällen entscheidend, um sich ein gutes Bild vom Unternehmen zu machen und sich zukünftig an dieses Unternehmen zu binden. Eingehende Anliegen Ihrer Kunden bearbeiten wir über die Kanäle Telefon, Post, E-Mail und Social Media mit ausgezeichnetem Service. Unser Inbound Call Center hilft Ihnen, Ihre Kundenzufriedenheit zu erhöhen und das Ansehen Ihres Unternehmens zu steigern.

Sekretariats- und Büroservice

Eine weitere Leistung von Quopio ist die Entlastung Ihres Sekretariats. Wir unterstützen Sie bei der Planung von Terminen, nehmen in Ihrem Namen Anrufe an und leiten diese gezielt an den benötigten Ansprechpartner weiter. So werden Sie nicht durch Spam-Anrufe aus der Konzentration gebracht. Unser Service passt sich nahtlos an Ihr Unternehmen an und nutzt seine langjährige Erfahrung, um Ihnen bestmöglich den Rücken frei zu halten.

Notfallhotline

In dringenden Notfällen können Sie sich auf Quopio verlassen: Unsere kostenlose Notfallhotline steht Ihnen rund um die Uhr zur Verfügung und verbindet sie innerhalb kürzester Zeit mit einem Spezialisten des entsprechenden Feldes.

Beschwerdemanagement

Wenn eine Bestellung einmal nicht wünschenswert gelaufen ist oder der Kunde mit seinem Produkt nicht zufrieden ist, kümmert sich unser Beschwerdemanagement und Reklamationsservice um die Angelegenheit. Unsere speziell ausgebildeten Mitarbeiter betreuen jeden Fall individuell und erarbeiten mit dem Kunden zusammen die bestmögliche Lösung. Durch die schnelle und gezielte Bearbeitung des Anliegens werden der Kunde und Ihr Unternehmen näher zusammengeschweißt. Und nicht vergessen: Jede Kritik ist für ein Unternehmen eine Chance zu wachsen. Durch unsere detaillierten Reports erhalten Sie einen gezielten Überblick über die Bereiche, bei denen Ihre Kunden Verbesserungsbedarf sehen. Gemeinsam schaffen wir so eine Feedbackschleife, die Ihr Unternehmen auf das nächste Level bringt.

Berufsspezifische Services

Bestimmte Berufsfelder haben andere Bedürfnisse als der allgemeine Bürobereich. Für diese Kunden bieten wir einen Service zugeschnitten auf Ihr Berufsfeld: Telefonservice für Anwälte: Wir entlasten Ihren Arbeitsalltag durch die Telefonbetreuung ihrer Mandanten, organisieren Ihre Termine, bearbeiten Ihre Posteingänge und pflegen die Informationen auf Ihrer Website. Unsere Spezialisten aus dem Bereich des Rechts greifen Ihnen unter die Arme, sodass Ihre Mandanten jederzeit einen Ansprechpartner haben, auch wenn Sie gerade nicht ans Telefon gehen können. Telefonsekretariat für Arztpraxen und Therapeuten: Damit Sie sich in Ruhe auf Ihre Patienten konzentrieren können übernehmen wir die Terminvereinbarung mit Ihren Kunden, pflegen Ihren Kalender und bieten einen Anrufservice, bei dem Ihre Patienten uns rund um die Uhr aus dem In- und Ausland erreichen. Telefonservice Sekretariat: Sparen Sie Mitarbeiter und Kosten indem Sie Ihre Telefonbetreuung, Terminorganisation, Postbearbeitung und Informationspflege in unsere qualifizierten Hände legen.

Ihre Vorteile mit Quopio an Ihrer Seite

Durch erfolgreiches Outsourcing an Inbound Call Center sparen Sie hohe Kosten und viel Zeit, die Sie sonst in die Qualifizierung Ihrer Mitarbeiter für den Telefonbereich investieren müssen. Unsere langjährige Erfahrung im Bereich Inbound Call Center verspricht Ihnen einen stets hohen Servicelevel und erfüllt die Wünsche Ihrer Kunden ganz nach Ihren Vorstellungen. Durch eine Testphase sind Sie in der Lage, sich von unseren Leistungen zu überzeugen. Wir arbeiten gemeinsam mit Ihnen an einer Optimierung der Schnittstellen zwischen unserem Service und Ihrem Unternehmen. Den Erfolg können Sie anhand von maßgeschneiderten Reports mitverfolgen, die Sie ganz nach Ihren Wünschen täglich oder wöchentlich erhalten. Durch eine umfangreiche Planung und die Identifikation aller Rahmenbedingungen sorgen wir für eine stimmige Zusammenarbeit. Unser Ziel ist es, Ihren Umsatz und Ihre Kundenzufriedenheit zu erhöhen und Sie nicht durch lange Vertragslaufzeiten und versteckte Kosten abzuzocken.

Wir zeichnen uns durch qualitativ hochwertige Arbeit aus, die wir durch unsere zuverlässigen und motivierten Mitarbeiter erreichen. Quopio bildet seit Jahren seine eigenen Nachwuchskräfte aus, die ab dem 3. Lehrjahr mit umfangreichem Fachwissen Ihre Kunden betreuen. Nach dem Ende der Ausbildung werden regelmäßige Schulungen und Weiterbildungen angeboten, die von jedem Mitarbeiter unseres Unternehmens besucht werden können. Unsere Spezialisten halten Ihr Fachwissen durch den beständigen Austausch mit anderen Fachfrauen und -männern auf dem neusten Stand.

Outsourcen

Warum sollten Sie Ihr Vertrauen in unsere Hände legen? Als langjähriger Dienstleister des Bereiches Inbound Call Center sind wir in der Lage unser Wissen zu Ihrem Vorteil einzusetzen. Gerne helfen wir Ihnen auch, die ideale Lösung für Ihren Bedarf zu ermitteln. Unser Ziel ist es, Ihnen die Möglichkeit zu bieten, sich voll und ganz auf das Kerngeschäft Ihres Unternehmens zu konzentrieren und trotz Outsourcing den Überblick und die Kontrolle nicht zu verlieren. Gerne unterstützen wir sie auch bei der Optimierung der Arbeitsabläufe innerhalb Ihres Betriebes.

Treten Sie unverbindlich und kostenlos mit uns in Kontakt und lassen Sie sich von unseren Experten beraten. Gemeinsam finden wir die perfekte Lösung für Ihr Unternehmen.

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Jasmin Alfter
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