Büroservice - Alles zum Thema

Sie sind auf der Suche nach einem professionellen Büroservice? Wie sollte dabei der Vertrag aussehen und welche Kosten können Sie maximal erwarten? Oft gibt es Stolpersteine, die Anbieter gerne verwenden.

In diesem Artikel möchten wir nach einer kurzen Definition auf folgende Punkte eingehen und diese genauer erklären:

  • Aufgaben / Tätigkeiten / Dienstleistungen eines Büroservices
  • Voraussetzungen für eine gelungene Zusammenarbeit
  • Mustervertrag
  • Ausgelagerter Telefonservice
  • Kosten / Stundensätze

Möchten Sie sofort ein individuelles Angebot haben? Dann nehmen Sie unverbindlich mit uns Kontakt auf und erfahren, was Sie der Büroservice von Quopio kosten wird und wie wir Sie unterstützen.

Unverbindlich Anfragen

Definition

Beim Büroservice handelt es sich im Grunde um eine Dienstleistung, die Unternehmen anderen Unternehmen anbieten, um leichte Tätigkeiten im Büro für diese zu erfüllen.

In der Regel handelt es sich dabei um Arbeiten, die für gewöhnlich vom Sekretariat übernommen werden. Oft findet der Büroservice dabei extern statt und kümmert sich dabei um den Telefonservice.

Ein Büroservice erledigt größtenteils Aufgaben eines Sekretariats. Dazu gehören unter anderem. Telefonannahme, Weiterleitung, Dokumentation und First Level Support.

Aufgaben

Ein Büroservice führt für Sie in der Regel mehrere Aufgaben durch, die meistens intern von einer Sekretärin übernommen werden. Die häufigsten Aufgaben, die in diesem Bereich anfallen sind:

  • Telefonannahme
    Entgegennehmen von Telefonaten in Ihrem Namen
  • Terminvereinbarungen
    Vereinbaren von Terminen für Sie, durch Einsicht in Ihren Kalender
  • Dokumentation
    Festhalten des Anrufs im CMS mit allen relevanten Informationen (Name, Gesprächsnotiz, Fehler, Anliegen)
  • Spamfilter
    Werbeanruf vorweg filtern, die nicht durchgestellt werden sollen
  • First Level Support
    Bei kleinen technischen Fehlern sofort Unterstützung am Telefon bieten
  • Bestellannahme
    Bestellungen und Kundenwünsche sofort annehmen und ins System eintragen
  • Vorzimmerfunktion
    Anrufende an die richtige Person weiterleiten

Der wichtigste Punkt ist dabei die Dokumentation. Es ist wichtig, dass Sie oder Ihre Mitarbeiter sofort wissen, was der Büroservice für Sie hinterlegt hat.

Auch der beste Service bringt wenig, wenn Sie selber Nachfassen müssen.

Voraussetzungen

Für eine gelungene Zusammenarbeit bedarf es theoretisch nicht viel. Bevor Sie den ersten Anruf extern weiterleiten an Ihren Büroservice, müssen zunächst 3 Schritte durchgeführt werden:

  1. SLA's
    Alle Rahmenbedingungen werden definiert. Was darf die Minute kosten? Wie lange dürfen Kunden maximal warten? Wie viele Anrufe müssen gleichzeitig machbar sein? Diese und weitere Rahmenbedingungen sollten im Vorfeld geklärt werden. Zudem welche Folgen drohen, bei Nichteinhaltung.
  2. Briefing
    Weswegen rufen Ihre Kunden an und was sind die häufigsten Fragen, die gestellt werden? Sie müssen Ihren Partner dahingehend schulen.
  3. Testen
    Sie sollten definitiv den Wissenstands nach dem Briefing und der Schulung durchführen

Sind diese beiden Schritte erfolgt, sind Sie zu einem auf der sicheren Seite dank der Rahmenvereinbarungen und zur anderen wissen Sie, dass der Büroservice fit für Ihre Anrufe ist.

Vertrag (Muster)

Wir haben für Sie einen Mustervertrag erstellt, den Sie sich gerne downloaden können. Achten Sie dabei, dass alle für Sie relevanten Daten hinzugefügt werden.

SLA Muster downloaden

Telefonservice

Im Grunde handelt es sich bei einem Telefonservice.um einen Büroservice, der alle Tätigkeiten rund um das Telefon abwickelt. Zu diesen gehören:

  • Telefonannahme
  • Bestellannahme
  • Notfalldienst
  • Reservierungen
  • Beschwerdemanagement am Telefon
  • Telefondienst
  • Telefonzentrale
  • Urlaubsvertretung
  • Vorzimmerfunktion
  • Termine legen

Auch der Telefonservice ist dazu verpflichtet, alle Daten fachgerecht aufzunehmen und zu dokumentieren. Möchten Sie, dass die Daten auch Ihr CMS eingespeist werden? Dann müssen die Mitarbeiter des externen Dienstleisters für Sie eine Datenschutzerklärung unterzeichnen.

Preise

Die Kosten sind immer sehr verbunden mit dem gewünschten Servicelevel. Wird ein besserer Service angeboten werden auch die Preise steigen. Relevant für die Preisgestaltung sind dabei:

  • Benötigte Sprachen
  • Angebotener Support
  • Dokumentationslevel
  • Gesprächsdauer
  • Nachbearbeitungszeit
  • Anzahl gleichzeitiger Gespräche
  • Maximale Dauer in der Warteschleife

Oft zahlen Sie neben einer monatlichen Gebühr noch für jede begonnene Gesprächsminute.

Die Kosten liegen dabei zwischen 0,50 € und 1,00€.

Selbstverständlich können Sie auch weit günstigere Preise für ein Call Center erhalten. Diese Dienstleister sind aber häufig nicht in einem deutschsprachigen Land ansässig.

Haben wir Ihr Interesse zum Nutzen eines Büroservices geweckt? Dann kontaktieren Sie uns völlig unverbindlich:

Kontakt aufnehmen
Quopio > Inbound > Büroservice

Ihre Ansprechpartner

Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung
Jasmin Alfter
Jasmin Alfter
Agron Ilazi
Leiter technischer Support
X

Kostenlos Testen

Nutzen Sie unseren Inbound-Service kostenlos für die ersten Anrufe. Fordern Sie Ihr unverbindliches Angebot an!

Kostenlos Testen